Организационные аспекты внедрения информационной системы на охранном предприятии

 

Антон С.В., Попа А.С.

Organizational aspects of introduction of information system at the security enterprise.
Summary: In the given report, information systems application features in security enterprises are considered. The basic organizational aspects of introduction of information system are given.

Внедрение информационной системы (ИС), как и любое другое преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Однако для охранного предприятия эта процедура, в силу привязки основных технологических процессов к информационным коммуникациям особенно критична. Внедрение ИС может повлиять на многие устоявшиеся бизнес-процессы и потребовать их пересмотра. Кроме того, использование новых методов работы может привести к необходимости изменить существующую организационную структуру компании с целью ее оптимизации.
Многочисленные сложности и проблемы, возникающие при внедрении информационной системы на предприятии достаточно хорошо изучены и детально описаны. Для их преодоления выработаны эффективные решения, однако их применение при внедрении информационной системы на охранном предприятии требует учета специфики данного бизнеса. Несмотря на это, в общих чертах процесс внедрения является сходным для всех компаний. Все работы по внедрение информационной системы можно разделить на четыре фазы: планирование внедрения, проектирование и постановка задачи, установка системы, запуск системы.
Во время первой фазы осуществляется детальное планирование всех ресурсов, формирование проектной группы (на базе инициативной группы или под руководством инициатора проекта), распределение ролей. Во время второй фазе формируются цели внедрения и требования к программному обеспечению, разрабатываются критерии сравнения, определяется класс ИС. Третья фаза предполагает непосредственно установку внедряемой системы в компании. И на последней фазе осуществляется запуск системы.
За основу берем стандартный план внедрения:
1 этап. Планирование внедрения.
Назначение менеджера курирующего проект.
Обеспечение информированности сотрудников
Подбор сотрудников в группу проводящую разработку и реализацию проекта.
2 этап. Проектирование и постановка задачи.
Внутренний аудит для выявлений проблем учета.
Описание бизнес-процессов для постановки задачи и написания интерфейса.
Создание структурной схемы организации.
3 этап. Установка системы.
Установка системы.
Тестирование.
Проверка корректности настройки.
4 этап. Запуск системы.
Обучение пользователей.
Плавный перевод пользователей на новую систему.
Сбор отзывов пользователей и доработка системы в случае необходимости. возникновения необходимости.
Назначение лица или группы лиц ответственных за поддержание системы.
Наиболее важными элементами процесса внедрения являются: менеджер процесса внедрения; ресурсы необходимые для внедрения; план процесса внедрения; структура процесса внедрения.
Как уже рассматривалось выше, при внедрении информационной системы на охранном предприятии необходимо учитывать ряд дополнительных факторов. В нашем случае это, прежде всего специфичность охранного бизнеса, требующая самостоятельной разработки или, что в принципе является более распространенной практикой, покупки готовых дополнительных элементов программного обеспечения, обеспечивающих реализацию особых охранных функций, а также их взаимодействия между собой. Кроме того, специфичность процесса внедрения определяется зависимость основных технологических процессов обеспечения охраны от информационных коммуникаций. В силу чего на охранном предприятии более четко прослеживается взаимосвязь между степенью взаимодействия персонала с информационной системой и надежностью и четкостью исполнения технологических процессов обеспечения охраны. По этому, при внедрении ИС надо учитывать следующие моменты:
1. Точно определять, и знать те цели, которые мы преследуем.
2. Подготовить персонал компании для внедрения новой информационной системы.
Необходимо быть готовым к тому, что внедрение ИС может повлиять на многие устоявшиеся бизнес-процессы и потребовать их пересмотра. Кроме того, использование новых методов работы может привести к необходимости изменить существующую организационную структуру компании с целью ее оптимизации.
По большому счету, успешность проекта внедрения ИС в наименьшей степени зависит от выбранного программного обеспечения. Если в компании хорошо поставлены бизнес-процессы, то автоматизация в любом случае даст положительные результаты, независимо от того, какими средствами она была выполнена. Выбор программного обеспечения должен зависеть только от решаемых бизнес-задач и от масштабов организации, в которой производится внедрение.
Отсутствие четких планов может привести к затягиванию сроков внедрения и конечному «расползанию» проекта. Поэтому проект внедрения должен быть детально спланирован, и по каждому этапу должны быть определены даты выполнения и ответственные исполнители. Только в этом случае можно добиться управляемости процесса.
Следует особо отметить фактор, который может существенно повлиять на эффективность внедрения. Наиболее важным с точки зрения внедрения ИС и наиболее болезненным с точки зрения процесса является изменение психологии рядовых сотрудников, которым необходимо освоить новые принципы ведения бизнеса. При внедрении любого новшества менеджер сталкивается с сопротивление людей. Для охранной фирмы это особенно актуально в силу низкой информационной культуры персонала. Для преодоления возможного сопротивления необходимо подготовить коллектив к предстоящим изменениям. Лучшим решением по решению проблемы сопротивления будет создание мотивации. То есть, необходимо со стороны руководства: разъяснить важность проекта и преимущества нового стиля работы, обнаружить и показать неудовлетворенности текущим состоянием. Оказать поддержку проекта руководством, сопроводив решения по вопросам внедрения соответствующими распоряжениями, активно привлекать к проекту неформальных лидеров коллектива. Сформировать у рядовых сотрудников чувство сопричастности грядущим переменам, обеспечить участие в нововведении, создать у них убеждение в неизбежности внедрения. Ввести систему поощрений. Предоставить людям времени и возможностей выйти из текущего состояния.
Рассмотрим, как можно использовать эти меры в случае внедрения информационной системы на охранном предприятии. Прежде всего, необходимо разъяснить сотрудникам компании, почему руководство недовольно текущим состоянием информационной системы в настоящее время. Необходимо представить персоналу, каким руководство хочет видеть информационную систему компании в будущем. Показать каким образом текущее, неудовлетворительное состояние информационной системы влияет на эффективность работы всей компании и каждого конкретного сотрудника в частности. Подробно объяснить сотрудникам, почему принято решение выбрать для внедрения данную информационную систему, а не какую-либо другую из представленных на рынке. Лучше всего сделать это на общем собрании сотрудников фирмы, которое фактически должно стать первым шагом к внедрению информационной системы на предприятии. На собрании для коллектива необходимо обнародовать цели и план развития проекта внедрения информационной системы на предприятии. Так же необходимо разъяснить личную роль и степень участия каждого сотрудника в развитие проекта внедрения ИС. Внушить уверенность сотрудникам компании, что будет проведена работа по обучению всего персонала, работе в условиях функционирования новой информационной системы. Руководство должно заверить персонал компании, что перемены не приведут к увольнению среди сотрудников. Это позволит уменьшить слухи, связанные с внедрением новой информационной системы и как следствие снизить страх перед ним и пресечь подспудное сопротивление и саботаж процесса внедрения информационной системы, персоналом компании. Для формирования чувства сопричастности к процессу внедрения информационной системы руководству компании необходимо обратиться на собрании к сотрудникам, с просьбой высказать свои мысли, идеи и пожелания. Заверить, что наиболее интересные будут отмечены и учтены в процессе проектирования и внедрения, а предложившие их сотрудники будут поощрены руководством.
В дополнение к проведенному собранию, для формирования у персонала значимости происходящих изменений и с целью оказания поддержки процессу внедрения проекта, руководству необходимо сопроводить все решения, принимаемые по вопросам внедрения соответствующими официальными распоряжениями и приказами.
Кроме того, руководителям компании необходимо провести отдельные встречи неформальными лидерами коллектива. На которых подробно информировать, неформальных лидеров о деталях проекта и о его значимости для развития компании, с целью более активного вовлечения этой категории персонала в развитие проекта.
Так как создающейся в компании группе, ответственной за проект внедрения, потребуются сотрудники, в первую очередь их надо искать среди имеющихся сотрудников. Надо тщательно проанализировать персонал компании и предложить им принять участие в проекте внедрения. Необходимо объявить среди них свободный набор во вновь создаваемую группу. Участники данной группы должны быть соответствующим образом простимулированы. В свою очередь, отказ от участия в группе внедрения выбранных сотрудников компании всегда должен быть четко мотивирован.
Для избежания мифов о старых добрых временах надо регулярно информировать персонал компании о ходе нововведения на собраниях, постоянно сравнивая новые результаты с предыдущими показателями. У людей должно быть сформировано ощущение движения вперед к общей цели, как следствие результата развития проекта внедрения. Необходимо уделить дополнительное внимание корпоративным мероприятиям в этот период. Это не потребует больших затрат, но напомнит людям, что все они составляющие одного целого и позволит укрепить единство команды. Для решения этой задачи так же необходимо более плотная работа членов группы ответственной за проект внедрения, с неформальными лидерами коллектива.
Переход на новую систему по возможности должен быть постепенным. Желательно по мере установки модулей системы тут же внедрять их на рабочих местах и обучать сотрудников работе с ними. По результатам обучения необходимо провести тестирование. То есть необходимо назначить одного из участников группы ответственным за обучение.
Таким образом, для управления переходным процессом необходимо провести в компании, следующие организационные мероприятия:
Для создания ясного представления о будущем состоянии компании, необходимо четко обрисовать цели создания общей информационной сети и разъяснить ее задачи. Лучше всего сделать это на общем собрании фирмы предшествующем началу внедрения. На нем необходимо сообщить сотрудникам о примерных сроках начала мероприятия и плане его проведения.
В процессе осуществления программы внедрения может изменится структура предприятия, т. к. произойдут изменения в организационной структуре компании и будут перераспределены обязанностей среди некоторых сотрудников. При этом цели и задачи организации не изменятся, т. к. остается неизменным профиль предприятия и состав работы на рынке. Внедрение может привести лишь к изменению в организационной структуре. Это означает, что необходимо создавать группу менеджеров для управления процессом внедрения. Они связаны непосредственно с руководством и обладают полномочиями для внесения корректив в процесс осуществления внедрения. Эта группа менеджеров действует только в период переходного процесса. В случае если структура компании претерпевает изменения, это потребует большего внимания. В таком случае для успешного осуществления данного проекта обязательно назначается куратор проекта из числа авторитетных топ-менеджеров компании, который без отрыва от основной деятельности контролирует и направляет работу группы осуществляющей проект внедрения информационной системы на предприятии.
Составление плана перехода необходимого для того, чтобы обеспечить эффективное управление внедрением, заключающееся в том, чтобы осуществить переход из текущего состояния в будущее без ущерба для организации в целом и для отдельных сотрудников, и происходящее в соответствии с тактическим планом внедрения.

Литература: